El teletrabajo es el modelo de trabajo que ha venido para quedarse
Desde marzo de 2020, momento en el que vivimos el primer confinamiento, el término teletrabajo se ha convertido en una de las realidades más palpables tanto para empleados como empleadores. Es cierto que no todas las industrias pueden beneficiarse de este modelo, ¿están las oficinas preparadas para esta nueva realidad?
Esta modalidad de trabajo tiene sus orígenes en la crisis del petróleo de los años 70, cuando el físico y activista Jack Nilles buscaba una solución para ahorrar combustible en los desplazamientos hacia la oficina. Su solución fue “llevar el trabajo al trabajador y no el trabajador al trabajo”. En 1973, Nilles acuñó los términos telecommuting y teleworking, es decir, trabajo a distancia y teletrabajo.
A nivel mundial, desde la década de los 70 hasta ahora, ha habido una gran evolución con respecto al teletrabajo. Es cierto que en España este sistema no ha estado muy arraigado, ya que los empresarios tienen una marcada preferencia por el trabajo presencial. Acorde al boletín El teletrabajo en España y la UE antes de la COVID-19 publicado por el INE, en los últimos años, el porcentaje de personas que trabaja desde su domicilio ha ido moderadamente en aumento;
- En 2009, el 2,5% de los ocupados teletrabajaba
- Este modelo de trabajo incrementó hasta el 3,2% en 2018.
- Muy por debajo de la media de la Unión Europea, que ha pasado del 7,8% al 9,9% en el mismo periodo de tiempo; y también por debajo de la eurozona, donde el porcentaje ha crecido del 5,8% al 8,2%.
Pero en 2020 estas cifras incrementaron de forma drástica e inmediata. El porcentaje de ocupados que trabajan más de la mitad de los días desde su casa pasó del 4,8% de 2019 al 10,8% tras la aparición de la pandemia de coronavirus.
Evolución de los ocupados que teletrabajan en España.
Fuente: INE, www.epdata.es
Acorde a un estudio del INE en el que se entrevistaron a más de 3 millones de trabajadores, la valoración media del sistema de trabajo remoto es del 8,2 en una escala del 0-10. Lo que prueba la buena aceptación y adaptación por parte de los trabajadores.
Según una publicación del INE de noviembre de 2021, las empresas con más de 250 empleados son las más proclives a facilitar el trabajo remoto. Esta misma publicación también ilustra que los empleados de 35 a 44 son el grupo con el mayor número de trabajadores de forma remota, seguidos por los de 45 a 54. Esto es un cambio sustancial comparado con la década anterior, en que el grupo de 55 para arriba era el más proclive a trabajar desde sus hogares.
Porcentaje de ocupados que teletrabajan en España en función del grupo de edad.
Fuente: INE, www.epdata.es
Implementación del teletrabajo
Para muchas empresas esta adaptación fue dramática. Pero el mayor desafío para las empresas es el contraste de esta modalidad de trabajo remoto con la filosofía empresarial tradicional. Esto es una realidad presente, ya que implementar el teletrabajo no solo consiste en proporcionar un portátil a los empleados. Si no que se requiere importantes cambios organizativos, tecnológicos y culturales, posiblemente los más sustanciales.
La micro gestión o la constante supervisión de un empleado es el principal enemigo del teletrabajo. Para poder implementar de forma efectiva el trabajo remoto, tanto permanente, como semipresencial o híbrido, debe existir un grado alto de confianza entre el empleador y el empleado. Para propiciar dicha confianza deben establecerse una serie de condiciones:
- La primera condición es establecer claramente las expectativas y los objetivos. Los empleados deben entender, sin dejar lugar a dudas, lo que se espera de ellos cuando teletrabajan, como van a ser evaluados, cuáles son sus objetivos, cuáles son los tramos horarios en los que tienen que atender a videoconferencias, se pueden implementar herramientas que ayuden a rastrear el tiempo dedicado a cada tarea como DeskTime, Clockify, HiBob, etc.
- Otro elemento sumamente relevante es la planificación, esto quizás también sea altamente recomendable cuando se trabaja de forma presencial, pero cuando se trabaja deslocalizado es fundamental. Deben existir protocolos de actuación claramente definidos para las diferentes eventualidades; por ejemplo, establecer una política de trabajo remoto, establecer guías de comunicación (los correos electrónicos han de contestarse antes del final del día, las llamadas perdidas debe devolverse en un periodo dos horas), cómo proteger la información de la empresa, como gestionar crisis, establecer un curso de acción en caso de problemas con los ordenadores, software, etc.
- Otro aspecto crucial es la utilización de herramientas de colaboración, que permitan agilizar la comunicación y la gestión de proyectos. Para lidiar con este problema hay herramientas de comunicación asíncrona, dos de las más populares son Slack o Teams. Para desarrollar la colaboración, también resulta crítico formar al personal en el manejo de la ofimática en la nube, herramienta que permite a los empleados acceder a datos, informes, programas, etc., desde cualquier lugar con conexión a Internet, hay varias opciones como Office 365 y G-Suit que ofrecen una solución de almacenar y procesar datos.
Estas herramientas también disminuyen el aislamiento de los empleados. Además, las videollamadas regulares para mantener y fomentar el trabajo en equipo son esenciales.
¿Qué necesitan las empresas para implementar el teletrabajo?
A la pregunta inicial, ¿están las oficinas preparadas para el sistema híbrido de teletrabajo? La respuesta es que se ha de evaluar cada compañía individualmente. Las barreras para la implementación del teletrabajo ya no son tecnológicas o económicas, sino que más bien son culturales y sobre todo gerenciales.
La mayoría de las empresas pueden financiar las tecnologías necesarias para hacer posible el teletrabajo y la flexibilidad laboral que tanto desean los trabajadores. Especialmente considerando el ahorro en oficinas, aparcamiento, electricidad y otros servicios. Pero tendrán que poner al frente de sus equipos a líderes que apoyen esta visión, es más, estos jefes tendrán que ser impulsores del cambio, fomentadores de comunicación, paladines del trabajo en equipo y generadores de un ambiente de trabajo colaborativo.
Este cambio es inevitable, es una demanda del mercado laboral y requerirá un esfuerzo tanto a empresas como empleados.
